Freigabeprozess
Der Besteller legt den Artikel in den Warenkorb und muss auf Freigabe des Drucks warten.
Freigabe nach Warenkorb
Eine Freigabeprüfung nach Abschließen des Bestellvorgangs kann erfolgen für:
- einzelne Artikel
- eine komplette Benutzergruppe
Die Freigabeprüfung geschieht nach Abschluss des Bestellvorgangs. Der Besteller erhält direkt eine Bestätigung.
Der vorher festgelegte Mitarbeiter erhält nun die Aufforderung zur Freigabe. Er kann diese gewähren oder mit einer Begründung ablehnen.
Der Besteller erhält bei Ablehnung eine Benachrichtigung hierüber und muss den Artikel neu erstellen.
Einzelne Artikel
In den Artikeleinstellungen kann im Reiter „Freigabe/Dienstleister“ angegeben werden, wer die E-Mail zur Freigabe der Bestellung des Artikels erhalten soll.
Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, lediglich eine bestimmte Mengenangabe an Artikeln zur Freigabe weiterzugeben.
Beispiel: Bestellt der Kunde 10 Artikel, geht die Bestellung direkt durch.
Bestellt er hingegen 50 Stück, muss dies durch eine Freigabe genehmigt werden.
In der Preisstaffel des Artikels müssen hierzu zusätzlich die zu prüfenden Artikelmengen ausgewählt werden.
Komplette Benutzergruppe
Ein Artikel kann mehreren Benutzergruppen zugeordnet sein.
Es besteht hier die Möglichkeit, lediglich für eine der Gruppen die Freigabe zu aktivieren.
In den Einstellungen der betreffenden Benutzergruppe wird hierzu lediglich eine Mailadresse des Freigabeempfängers eingetragen.
In den Benutzereinstellungen des Shops müssen zusätzlich die Budgetgruppenrechte deaktiviert werden.
Die Druckfreigabe für eine komplette Benutzergruppe funktioniert nicht in Kombination mit der Kostenfreigabe.
Freigabe vor Warenkorb
Es besteht auch die Möglichkeit, bereits vor Abschließen des Bestellvorgangs eine Freigabeprüfung stattfinden zu lassen.
Diese kann ebenfalls für eine Benutzergruppe oder für den gesamten Shop erfolgen.
In der Freigabeaufforderung kann die in der Bestellung hinterlegte Rechnungsadresse angezeigt werden.
Die Freigabe vor dem Warenkorb ist ausschließlich mit den beiden Standardeditoren kompatibel.
Zusätzliche Informationen und Funktionen
1.) Um freigegebene Artikel in den Warenkorb legen zu können, muss zusätzlich die Funktion „Auftragsstatus anzeigen“ aktiviert sein.
Unter „Bestellstatus/Historie“ können dann freigegebene Artikel durch „bestellen“ in den Warenkorb gelegt werden.
2.) Der Mitarbeiter, der die Bestellung zur Freigabeprüfung gesendet bekommt, erhält standardmäßig eine vom System generierte E-Mail.
Es kann jedoch bei der artikel- und benutzergruppenbezogenen Freigabe ein selbst verfasster Text geschickt werden.
Hierbei muss unbedingt beachtet werden, dass mindestens die Variable {$URL} eingesetzt wird, damit auch der Link zur Freigabe in der selbstgestalteten E-Mail enthalten ist.
3.) Es ist möglich, alle noch ausstehenden Freigaben ebenfalls im Frontend einsehen und bearbeiten zu können.
Hierzu wird das Konto des Benutzers, der diese Option erhalten soll, auf C-Verwaltung umgestellt und die Funktion "Freigaben anzeigen" aktiviert.
Der Benutzer hat nun innerhalb des Shops Zugriff auf das Freigabeportal, in dem die noch ausstehenden Freigaben bearbeitet werden können.
Die Freigabe vor dem Warenkorb kann auch innerhalb der Artikeleinstellungen vorgenommen werden. Hierbei wird der Freigabeempfänger aus den Artikeleinstellungen verwendet. Zusätzlich kann die freie Eingabe des Empfängers aktiviert werden, sodass der Benutzer selbst entscheiden kann, wer die Freigabeaufforderung erhält.
Mit der Option "E-Mail-Adresse von Freigeber und Besteller muss unterschiedlich sein." lässt sich vermeiden, dass sich der Besteller selbst als Freigeber einträgt.
Wenn das Feld "Regulärer Ausdruck für Freigeber E-Mail (regEx)" Inhalt enthält, wird die eingegebene Freigeber E-Mail-Adresse mit dem eingegebenen regulären Ausdruck überprüft.
Sofern der Besteller einen freien Freigabe-Empfänger angeben soll, darf keine feste E-Mail hinterlegt sein. Ansonsten findet die Freigabe sowohl vor, als auch nach dem Warenkorb statt.
Zeitgesteuerte Freigabeerinnerung
Freigabeworkflow anhand Auswahlliste