Die DATEV-XML-Schnittstelle online ist im DRUCKSHOP für den Export von Rechnungsdaten realisiert. Die Schnittstellenanbindung wurde gemäß den DATEV-Vorgaben und dem üblichen Workflow von Unternehmen umgesetzt. Über den DRUCKSHOP können bestimmte oder alle als bezahlt markierten Rechnungen automatisch für den DATEV-Belegtransfer aufbereitet und als .zip-Datei exportiert werden.
Das so erzeugte DATEV-Document-Package kann im Anschluss über das DATEV-Programm Belegtransfer in DATEV-Unternehmen online importiert werden und steht dann zur Buchung oder weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
DATEV XML-Schnittstelle online
Sofern das Modul "DATEV Export" freigeschaltet wurde, befindet sich im linken Navigationsbereich unter dem Punkt "DATEV" der Bereich "DATEV-Export".
Hier werden alle vollständig abgeschlossenen Aufträge in einer Übersicht angezeigt. Hier finden sich neben den Rahmendaten der Rechnung auch Informationen zu dem letzten vorgenommenen Export, in dem der jeweilige Rechnungsdatensatz enthalten ist.
Rechnungsdaten exportieren
Um Rechnungsdaten aus dem DRUCKSHOP zu exportieren, stehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Selektiver Export: Alle Rechnungsdatensätze, die beim Export berücksichtigt werden sollen, werden auf der linken Seite mit einem Haken markiert.
- Vollständiger Export: Unterhalb der Auflistung befindet sich eine weitere Checkbox, mit der alle vorhandenen Rechnungsdatensätze exportiert werden können.
Sollen die Rechnungsdatensätze mit einer Prozess-Kennung zur weiteren Verarbeitung in DATEV-Unternehmen online versehen werden, kann hier aus drei Optionen gewählt werden:
- Keine: Exportierte Daten können im Rahmen der von dem entsprechenden DATEV-Programm zur Verfügung gestellten Funktionen verarbeitet und genutzt werden.
- zu buchen ohne strukturierte Daten
- festschreiben
Anschließend können die gewählten Datensätze exportiert werden. Nach Abschluss wird automatisch der Download des erzeugten ZIP-Archivs gestartet und das DATEV-Document-Package heruntergeladen.
Als DATEV-Document-Package wird die erzeugte ZIP-Datei bezeichnet, die aus einer Dokumentenverwaltungsdatei und beliebig vielen Rechnungsdaten besteht.
Sobald der Download abgeschlossen ist, kann DATEV-Document-Package mit Hilfe des Programms Belegtransfer in DATEV-Unternehmen online geladen werden. Die exportierten Datensätze werden im DRUCKSHOP mit einem Vermerk versehen.
Enthaltene Informationen der Rechnungsdatensätze
Neben verarbeitungstechnischen Daten sind folgende Informationen in den Rechnungsdatendateien enthalten:
- Rechnungsinformationen
- Rechnungsdatum und Rechnungsart (im DRUCKSHOP werden lediglich Datensätze mit der Rechnungsart "Rechnung" erzeugt)
- Lieferdatum
- Rechnungsnummer
- Kontierungsinformationen
- Buchungstext ("Rechnung" und Rechnungsnummer)
- Rechnungsempfänger und -aussteller
- Umsatzsteueridentnummer (USt-IdNr.)
- Steuernummer
- Anschrift (Unternehmen, Straße, PLZ, Stadt, Kundennummer)
- Zahlungsbedingungen (beispielsweise "Rechnung") und -informationen (beispielsweise "EUR")
- Einzelpositionen der Rechnung
- Bezeichnung
- Auflage/Anzahl
- Preisinformation
- Rabatte entsprechend der DATEV-Logik
- Zusammenfassung inklusive Währung, Gesamtpreis (netto, brutto), Steuersatz, Steuerbetrag, Gesamtrabatt und Lieferkosten