Mit dem Modul "Sammel PDF Erstellung" können die Auftragsdokumente mehrerer Aufträge zu einem PDF zusammengefasst und exportiert werden.
Allgemein
Das Modul der "Sammel PDF Erstellung" ist ab DruckShop DRUCKSHOP Version 6.40.0 verfügbar und kann von uns für Sie aktiviert werden.Die Sammel PDF Erstellung gibt Ihnen die möglichkeit in der Auftragsübersicht bei dem verschieben mehrere Aufträge auszuwählen welche PDFs Sie bei welchem Auftrag gerne in eine gemeinsame PDF zusammenfügen möchten.
Hierbei ist jedoch ein technisches limit von 10 Aufträgen pro Sammel PDF vorgesehen da Sie nicht seitenübergreifend die aufträge auswählen können.
Die zusammengefasste PDF wird Ihnen dann sobald sie von unserem System erstellt worden ist für 48 Stunden zu verfügung stehen.
Nach diesen 48 Stunden wird die PDF dann unwiderruflich gelöscht. Sie können jedoch jederzeit die selbe PDF über das System erstellen lassen.
Moduleinstellungen
In der Administration unter Module => Massen-PDF-Erstellung können sie die vorauswahl bei dem wechsel des Auftragsstatus manipulieren.
Die hier ausgewählten Optionen sind dann beim Status wechsel vorausgewählt und sort dafür das Sie nicht ständig die selben Checkboxen auswählen müssen.
Sie können jedoch jederzeit bei jedem Status wechsel und der MassenPDF erstellung die Auswahl weiter manipulieren und von Ihrem Standard abweichen.
Sammel PDF Erstellung
Eine Sammel PDF zu erstellen ist denkbar einfach.
Sie gehen in der Administration auf Aufträge => Auftragsliste (Oder eine der auftragslisten mit Status (Neu zum beispiel)
wählen dort links die Aufträge aus wo Sie den Status ändern und eine Sammel PDF erstellen möchten.
Dann wählen Sie Mit diesem Modul können Sie beim Statuswechsel von bis zu 10 Aufträgen ein PDF generieren lassen, in dem folgende Auftragsdokumente zusammengefasst werden können:
- Rechnung
- Rechnung 2
- Jobticket
- Lieferschein
- Neutraler Lieferschein
Das generierte PDF steht Ihnen für 48 Stunden zum Download zur Verfügung und wird nach diesem Zeitraum gelöscht. Natürlich können Sie das PDF jeder Zeit erneut generieren.
Moduleinstellungen
Die Grundeinstellungen des Moduls finden Sie unter Module > Sammel PDF Einstellungen.
Dort können Sie eine Vorauswahl für den Export treffen, die nachträglich beim Statuswechsel angepasst werden kann.
Sammel PDF Erstellung
Navigieren Sie zu Aufträge > Auftragsliste oder in eine beliebige andere Auftragsübersicht, z. B. mit dem Status "NEU".
Dort können Sie mehrere Aufträge über die Checkboxen in der linken Spalte auswählen.
Im Anschluss wählen Sie (nicht seitenübergreifend) unter der Liste bei Aktion mit Auswahl den Status worin Sie die Aufträge verschieben und gleichzeitig die SammelPDF erstellen möchtenin den die Aufträge verschoben werden sollen.
Gleichzeitig wird über diese Funktion die Sammel PDF erstellt.
Sie kommen auch weiter wie gewohnt auf die Auftrags Status seite wo Sie sehen können welchen neuen Status der Auftrag haben wird und wo Sie Grund sowie eine Interne Status Historie Bemerkung eintragen können.
Hier können Sie von Ihrem vorher festgelegten Standard der Sammel PDF Erstellung abweichen sollten Sie dies wünschen und können auch ganz unten von einer Sammel PDF Erstellung absehen bzw. diese für diese Statusänderung abstellen so das keine Sammel PDF erstellt wird.
Sobald Sie auf Weiter drücken wird die Sammel PDF unserem System in Auftrag gegeben und diese sollte innerhalb weniger Minuten jedoch nicht länger als 15 Minuten von diesem erstellt werden.
Bedenken Sie hierbei das eine Sammel PDF Nach der Weiterleitung sehen Sie die ausgewählten Aufträge, die in den Einstellungen aktivierten Standarddokumente sind vorausgewählt. Diese Auswahl können Sie natürlich beliebig und pro Auftrag ändern.
Zudem können Sie auswählen, dass bei dieser Statusänderung kein Sammel PDF erstellt wird. Mit dem Klick auf "Weiter" bestätigen Sie die Eingaben und die Auswahl.
Anmerkung: Der Export des Sammel PDF kann bis zu 15 Minuten dauern.
Information: Eine Sammel PDF kann aus bis zu 50 PDFs bestehen kann.
Jobtickets, Lieferscheine sowie neutrale Lieferscheine sind hierbei immer werden für jeden Posten in der Sammelbestellung wohingegen exportiert.
Rechnung und Rechnung 2 werden nur einmal pro Rechnungs Nr. Rechnungsnummer in der SammelPDF eingefügt werdenSammel PDF ausgegeben.
Sammel PDFs aufrufen
Um die Sammel PDFs die Sie soeben erstellt haben aufzurufen müssen Sie in der Administration Aufträge =Unter Aufträge > Sammel PDF Übersicht aufrufen.
Hier können Sie :
...
die PDF Dokumente einsehen und herunterladen.
Es wird dargestellt welche Aufträge zu einer PDF zusammengefasst wurden und welcher Nutzer diese zu welchem Zeitpunkt erstellt in Auftrag gegeben hat.
Der Status informiert Sie darüber, ob die PDF aktuell in Arbeit ist. Im Anschluss erhalten Sie eine Information, wie lange Ihnen die PDF zur Verfügung steht.
Über "PDF Inhalt" können Sie einsehen, welche Dokumente exportiert bzw. zusammengefasst worden.