Auftragsliste

Die Auftragsliste finden Sie in der Administration unter Aufträge → Auftragsliste. Sie zeigt alle Aufträge des Systems. Über die Navigation links erreichen Sie zusätzlich die vorgefilterten Listen je Status (NEU, Daten geprüft, Warten auf Bezahlung und so weiter); der Punkt „Auftragsliste“ selbst zeigt alle Aufträge ohne Filter.

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Oberhalb der Liste wählen Sie über die drei Schaltflächen, wie die Aufträge dargestellt werden. Alle drei Ansichten greifen auf dieselben Daten zu und lassen sich jederzeit wechseln.

Die Anzahl in der Kopfzeile zeigt jeweils, worüber Sie gerade schauen: in der Postenliste die Zahl der Posten, in den beiden anderen Ansichten die Zahl der Bestellungen.

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Rechts über den Schaltflächen legen Sie unter Standardansicht fest, welche der drei Ansichten beim Öffnen der Auftragsliste erscheinen soll. Die Auswahl gilt nur für Ihren eigenen Arbeitsplatz und bleibt erhalten.

Führen Sie eine Aktion aus, die die Liste neu lädt — etwa einen Sammelstatuswechsel oder eine Auftragszuweisung —, kehren Sie anschließend in die Ansicht zurück, aus der Sie gekommen sind, nicht in die Standardansicht.

Der Bereich Suche & Filter über der Liste lässt sich ein- und ausklappen. Er wirkt auf alle drei Ansichten.

• Suche in — legt fest, worin gesucht wird: Jobnummer, interne Jobnummer, Rechnungsnummer, Auftragsnummer, Artikelbezeichnung, Kundennummer, Dienstleister, einzelne Felder der Rechnungs- und Lieferadresse (Firma, Nachname, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, Abteilung), Bemerkung und erweiterte Artikelnummer.

• Suchen — der Suchbegriff dazu.

• Status — zeigt nur Aufträge im gewählten Status.

• Shop — zeigt nur Aufträge des gewählten Shops beziehungsweise Subshops.

• Liefertermin — schränkt auf einen Liefertermin ein.

• Dynamische Optionsfelder — filtert nach einer für die Auftragsliste bereitgestellten Produktoption.

• Bearbeiter — zeigt nur Aufträge, die einer bestimmten Mitarbeiterin oder einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen sind.

• Artikeltyp — schränkt auf eine Artikelart ein.

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Neben den einzelnen Status stehen im Statusfilter zwei Sammeleinträge zur Verfügung:

offene Aufträge — zeigt ausschließlich Aufträge in einem der folgenden Status: NEU, Daten geprüft, Daten fehlerhaft, Warten auf Bezahlung, Korrekturabzug, Druckplatten erstellt, Auftrag in Weiterverarbeitung, Auftrag verpackt.

offene Zahlungen — zeigt ausschließlich Aufträge, bei denen in den Auftragsdetails der Haken „Auftrag nicht bezahlt“ gesetzt ist.

Über die Schaltfläche Postenliste anpassen rechts oben konfigurieren Sie, welche Spalten die Postenliste zeigt und in welcher Reihenfolge. Jede Spalte lässt sich aktivieren oder deaktivieren; über die Sortiernummer bringen Sie die Spalten in die gewünschte Reihenfolge. Nach dem Speichern wird die Liste mit der neuen Struktur neu geladen. Die Schaltfläche Standard wiederherstellen setzt die Konfiguration auf die Werkseinstellung zurück.

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Zur Auswahl stehen unter anderem:

Feste Spalten: Jobnummer und Aktion lassen sich nicht abschalten, sondern nur neu einsortieren.

Produktoptionen können als eigene Spalte in der Liste erscheinen. Aktivieren Sie dazu in den Einstellungen der Option (Produktoptionen → dynamische Optionsfelder → bearbeiten → Allgemein) den Schalter In der Auftragsliste bereitstellen und speichern Sie.

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Anschließend steht die Option im Dialog „Postenliste anpassen“ als inaktive Spalte zur Verfügung und kann dort aktiviert und einsortiert werden. Zusätzlich lässt sich im Filterbereich nach ihr filtern.

Die Postenliste zeigt viele Spalten auf engem Raum. Drei Hilfen erleichtern das Lesen:

• Lupe am Zeilenanfang — fahren Sie mit der Maus darüber, wird die Zeile vergrößert in einem eigenen Feld eingeblendet, mit Spaltenüberschriften und größerer Schrift.

• Tabelle vergrößern — zeigt die Liste bildschirmfüllend über der Seite. Beenden über die Schaltfläche „Vollbild beenden“, die Taste Esc oder einen Klick auf den abgedunkelten Hintergrund.

• Pfeile am rechten und linken Rand — schieben die Tabelle waagerecht, wenn nicht alle Spalten in den Bildschirm passen.

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Über Einträge pro Seite stellen Sie ein, wie viele Zeilen gleichzeitig angezeigt werden. Die Einstellung wird je Ansicht getrennt gemerkt. Spalten mit Pfeil-Symbol in der Überschrift lassen sich durch Anklicken sortieren.

Artikelbezeichnung und Kundenname tragen ein kleines Symbol, mit dem Sie den Artikel beziehungsweise den Kunden in einem neuen Browser-Tab öffnen — die Liste bleibt dabei erhalten. Beim Preis blendet ein Mouseover die Aufschlüsselung ein (Bestellpreis netto, Versand, Mehrwertsteuer, brutto).

Sie können mehrere Aufträge gleichzeitig in einen anderen Status setzen — in allen drei Ansichten:

1. Auswahlkästchen der gewünschten Zeilen beziehungsweise Kacheln anhaken. Sobald mindestens ein Eintrag gewählt ist, erscheint oberhalb der Liste ein gelber Balken mit der Anzahl der ausgewählten Einträge.

2. Im Balken unter Aktion mit Auswahl den Zielstatus auswählen.

3. Die Sicherheitsabfrage bestätigen.

4. Im anschließenden Fenster für den Statuswechsel die Angaben zum neuen Status ergänzen und mit Status ändern abschließen. Danach ist der Status gesetzt und Sie kehren in die Ansicht zurück, aus der Sie gekommen sind.

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In der Bestellliste und in der Bestellübersicht wählen Sie mit einem Haken die gesamte Bestellung aus, also alle ihre Posten. Die Auswahl bleibt auch beim Blättern erhalten. Das Kreuz-Symbol im Balken hebt die Auswahl wieder auf.

Was im Fenster für den Statuswechsel zu tun ist — welche Felder je Zielstatus erscheinen und wie Sie steuern, ob Kundenmails und weitere Verarbeitung laufen —, steht unter Statuswechsel von Aufträgen.

Ist die Spalte Auftragszuweisung für Mitarbeiter(innen) aktiviert, sehen Sie je Auftrag, wer ihn bearbeitet:

• ein Personensymbol mit Haken — der Auftrag ist Ihnen zugewiesen,

• eine runde Plakette mit Initialen — der Auftrag ist einer anderen Person zugewiesen (der vollständige Name erscheint im Mouseover),

• ein durchgestrichenes Personensymbol — noch niemandem zugewiesen.

Ein Klick auf das Symbol öffnet die Auswahl; dort wählen Sie „mir zuweisen“, eine andere Person oder „keine Zuweisung“. Über den Filter Bearbeiter lassen sich anschließend die Aufträge einer Person herausfiltern. Dieselbe Zuweisung ist auch auf der Auftragsdetailseite möglich.

Ein Klick auf die Jobnummer öffnet den Auftrag. In der Spalte „Aktion“ stehen zusätzlich der direkte Aufruf der Detailseite und der Rechnung zur Verfügung.