ZUGFeRD-Rechnungen (E-Rechnung)

Mit dem Add-on E-Rechnung (ZUGFeRD) erstellt die PRINT LOUNGE Rechnungen als elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format. Diese Anleitung beschreibt Schritt für Schritt, wie die Funktion eingerichtet wird, wie das Ergebnis geprüft wird und worauf zu achten ist. Vorkenntnisse sind nicht nötig.

1. Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

2. Checkliste vor dem Start

3. Einrichtung Schritt für Schritt

4. Rechnungen erstellen und versenden

5. Ergebnis prüfen

6. Gutschriften nach Stornierung

7. Experten-Modus (eigene XML-Vorlage)

8. Häufige Fragen und Probleme

9. Anhang: Welche Daten stehen in der E-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine ganz normale PDF-Rechnung mit einem unsichtbaren Anhang. Der Anhang ist eine XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form enthält (Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Positionen, Adressen usw.).

• Menschen öffnen die PDF wie gewohnt und sehen die gestaltete Rechnung.

• Buchhaltungsprogramme lesen die XML-Datei automatisch aus. Ein Abtippen der Rechnung entfällt.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Je nach Umsatz müssen sie ab 2027 bzw. 2028 auch selbst E-Rechnungen versenden, wenn der Empfänger ein Unternehmen ist (B2B). ZUGFeRD erfüllt diese Anforderungen.

Technische Eckdaten

Hinweis zu Behörden (B2G): Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig eine XRechnung und eine Leitweg-ID. Die PRINT LOUNGE erzeugt ZUGFeRD im Profil EN 16931, nicht XRechnung. Ob dieses Format akzeptiert wird, ist vorab mit der jeweiligen Stelle zu klären. Die Leitweg-ID kann über das Feld Käuferreferenz übergeben werden (siehe Schritt 3.3).

Folgendes sollte vorhanden sein, bevor die Funktion eingeschaltet wird:

• Das Add-on E-Rechnung (ZUGFeRD) ist gebucht.

• Die Firmenanschrift des Shops ist vollständig (Firma, Straße, PLZ, Ort, Land).

• Steuernummer und/oder USt-IdNr. sind im Shop hinterlegt.

• E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Shops sind gepflegt.

• Ein Rechnungsnummernkreis ist eingerichtet, damit jede Rechnung eine eindeutige Nummer erhält.

• Für jede Zahlungsart ist festgelegt, welcher ZUGFeRD-Zahlungsbedingung sie entspricht.

• Falls ein Briefpapier als Rechnungshintergrund verwendet wird: Die Datei ist eine unkomprimierte PDF (siehe Schritt 3.5).

1. Im Backend Administrator › Alle Add-ons öffnen.

2. Das Add-on E-Rechnung (ZUGFeRD) suchen.

3. kostenpflichtig bestellen wählen (oder Modul testen für einen unverbindlichen Testzeitraum).

4. Die AGB bestätigen. Nach erfolgreicher Buchung erscheint die Meldung „Das Modul wurde erfolgreich aktiviert.“

Die Angaben zum Rechnungssteller (Verkäufer) werden standardmäßig aus den Shopdaten übernommen. Diese müssen deshalb vollständig sein.

1. Den Shop zum Bearbeiten öffnen.

2. Im Reiter Grundeinstellung prüfen:

   • Firmierung und Anschrift

   • E-Mail-Adresse und Telefonnummer

   • Steuernummer

   • USt-IdNr.

3. Speichern.

Wenn die Rechnungen im Namen einer anderen Firma ausgestellt werden sollen als der, die im Shop hinterlegt ist, können die Daten stattdessen direkt im Add-on eingetragen werden (Abweichender Rechnungssteller, siehe unten).

1. Im Menü Add-ons › E-Rechnung (ZUGFeRD) öffnen.

2. Unter Shopauswahl den gewünschten Shop auswählen. Das Formular erscheint erst danach. Die Einstellungen gelten pro Shop. Bei mehreren Shops muss jeder Shop einzeln eingerichtet werden.

3. Die Felder ausfüllen (Erklärung siehe Tabelle).

4. Speichern.

Zusatzfelder bei „Abweichender Rechnungssteller“

Werden diese Felder ausgefüllt, ersetzen sie die Shopdaten in der E-Rechnung vollständig. Deshalb sollten alle Felder gefüllt werden.

Wichtig: Diese Angaben stehen nur in der XML-Datei. Die sichtbare PDF-Rechnung wird weiterhin über die Rechnungsvorlage des Shops gestaltet. Die Vorlage muss also dieselben Daten zeigen.

Damit in der E-Rechnung die richtige Zahlungsart steht, wird jeder Zahlungsart des Shops eine ZUGFeRD-Zahlungsbedingung zugeordnet.

1. Einstellungen › Zahlungsarten öffnen.

2. Eine Zahlungsart bearbeiten.

3. Im Feld ZUGFeRD Zahlungsbedingung den passenden Wert wählen:

4. Speichern und für alle weiteren Zahlungsarten wiederholen.

Das Feld ZUGFeRD Zahlungsbedingung ist nur sichtbar, wenn das Add-on gebucht ist.

Wenn für Rechnungen ein Briefpapier als PDF hinterlegt ist (Shop › Rechnungserstellung › Rechnungshintergrund (PDF-Datei)), muss diese Datei unkomprimiert gespeichert sein. Andernfalls lässt sich die XML-Datei nicht korrekt mit der PDF zusammenführen.

Empfehlung: Das Briefpapier als unkomprimierte PDF in der Version 1.3 speichern. In Adobe Acrobat geht das zum Beispiel über Datei › Speichern unter › Optimierte PDF (Kompatibilität „Acrobat 4.0 und höher“, Komprimierung deaktivieren). In anderen Programmen heißt die Option häufig „PDF/X-1a“ oder „ohne Komprimierung“.

Die XML-Datei wird automatisch aus den Bestelldaten erzeugt, nicht aus der gestalteten Rechnungsvorlage. Daraus folgt:

• Alle Rechnungspositionen müssen in der Bestellung vollständig vorhanden sein. Was nur in der Vorlage als Text steht, fehlt in der XML-Datei.

• Freie Texte und Bedingungen aus der Rechnungsvorlage (z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, Hinweise, Grußformeln) werden nicht in die XML-Datei übernommen.

• PDF und XML sollten inhaltlich übereinstimmen. Bei Abweichungen gilt für den Empfänger in der Regel die XML-Datei.

Für die tägliche Arbeit ändert sich nichts. Rechnungen entstehen wie bisher, der XML-Anhang wird automatisch hinzugefügt. Das betrifft jede Stelle, an der eine Rechnung erzeugt wird:

• Anzeige der Rechnung im Backend (Bestelldetail › Rechnung: anzeigen)

• Rechnung als Anhang der Bestellbestätigung

• Rechnung an die Rechnungsadresse

• Rechnungs-Download durch den Kunden im Shop

• Zahlungserinnerungen

Wann und an wen wird die Rechnung per E-Mail verschickt?

Das wird im Shop im Reiter Bestelloptionen eingestellt:

Vor dem Echtbetrieb sollte eine Testbestellung aufgegeben und die erzeugte Rechnung geprüft werden.

1. Die Bestellung im Backend öffnen.

2. In der Zeile Rechnung: auf anzeigen klicken. Die PDF-Rechnung wird heruntergeladen.

3. Mit dem Button XML für ZUGFeRD-Rechnungen herunterladen lässt sich zusätzlich nur die XML-Datei laden.

4. Prüfen, ob der Anhang in der PDF vorhanden ist: Die PDF in Adobe Acrobat Reader öffnen und links die Büroklammer (Anhänge) anklicken. Dort muss factur-x.xml erscheinen.

5. Die PDF oder XML mit einem E-Rechnungs-Validator prüfen. Kostenlose Online-Prüfungen gibt es z. B. von verschiedenen Softwareanbietern (Suchbegriff „ZUGFeRD Validator“). Der Validator zeigt an, ob die Rechnung dem Standard entspricht und welche Angaben fehlen.

6. Die Rechnung testweise in das eigene Buchhaltungsprogramm oder das des Kunden einlesen.

Die PRINT LOUNGE prüft die E-Rechnung beim Erstellen nicht auf Vollständigkeit. Fehlende Angaben (z. B. keine Steuernummer) fallen erst beim Empfänger oder im Validator auf. Deshalb ist die Prüfung mit einem Validator vor dem Start wichtig.

Werden einzelne Bestellpositionen storniert, kann die PRINT LOUNGE eine Gutschrift als PDF erstellen und an den Kunden schicken. Auch diese Gutschrift kann als ZUGFeRD-Dokument erzeugt werden.

Voraussetzungen:

1. ZUGFeRD-Rechnungen erstellen steht auf Ja (Schritt 3.3).

2. Im Shop unter Templates & Vorlagen sind beide Vorlagen gespeichert:

   • Gutschrift nach Stornierung (die sichtbare PDF-Gutschrift)

   • ZUGFeRD-Gutschriftstemplate nach Stornierung (Expertenmodus) (die XML-Datei)

   Für beide gibt es eine Mustervorlage (Button Mustervorlage verwenden). Sie muss geprüft, bei Bedarf angepasst und gespeichert werden, erst dann ist sie aktiv.

Die Gutschrift wird der Storno-Mail an den Kunden als Gutschrift-<Bestellcode>.pdf angehängt. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Kann das ZUGFeRD-Dokument nicht erzeugt werden, wird die Gutschrift als normale PDF ohne XML verschickt.

Im Normalfall erzeugt die PRINT LOUNGE die XML-Datei vollautomatisch. Das ist die empfohlene Einstellung.

Der Experten-Modus ist für Sonderfälle gedacht, z. B. wenn ein Rechnungsempfänger zusätzliche Angaben verlangt. Die XML-Datei wird dann aus einer eigenen Vorlage erzeugt. Dafür sind Kenntnisse im ZUGFeRD-Format und in Smarty nötig.

1. In der Konfiguration Experten-Modus aktivieren? auf Ja stellen und speichern.

2. Im Shop Templates & Vorlagen öffnen, Kategorie ZUGFeRD.

3. Die Vorlage ZUGFeRD-Rechnungstemplate (Expertenmodus) öffnen.

4. Mit Mustervorlage verwenden das Muster laden, vollständig an die eigenen Daten anpassen (Verkäuferdaten, Steuersätze, Zahlungsangaben) und speichern.

5. Das Ergebnis wie in Abschnitt 5 mit einem Validator prüfen.

In der Vorlage stehen die Bestellung ($order) und die Positionen ($orderItems) zur Verfügung.

Ist der Experten-Modus aktiv, aber keine Vorlage gespeichert, entsteht keine gültige E-Rechnung. Das Muster ist nur ein Ausgangspunkt und nicht ohne Anpassung einsatzbereit.

Die PDF enthält keinen Anhang factur-x.xml.

• Steht ZUGFeRD-Rechnungen erstellen für diesen Shop auf Ja? Die Einstellung gilt pro Shop.

• Ist ein Rechnungshintergrund hinterlegt? Dann muss er unkomprimiert sein (Schritt 3.5).

• Ist der Experten-Modus aktiv? Dann muss die XML-Vorlage gespeichert sein (Abschnitt 7).

Beim Download der XML-Datei erscheint Unable to generate invoice. Für diesen Shop ist ZUGFeRD-Rechnungen erstellen ausgeschaltet.

Beim Anzeigen der Rechnung erscheint „Es ist ein Fehler bei der Rechnungserstellung aufgetreten.“ Meist liegt ein Fehler in der Rechnungsvorlage oder im Rechnungshintergrund vor. Die zuletzt geänderte Vorlage bzw. das Briefpapier prüfen.

Der Validator meldet fehlende Verkäuferangaben. Steuernummer, USt-IdNr., Anschrift, E-Mail und Telefon im Shop (Schritt 3.2) oder beim abweichenden Rechnungssteller (Schritt 3.3) ergänzen.

Der Validator meldet fehlende Bankverbindung. Bei SEPA Credit Transfer und Direct Debit verlangt der Standard eine Bankverbindung. Die automatische E-Rechnung enthält derzeit keine Bankverbindung. Ist sie beim Empfänger zwingend, kann sie über den Experten-Modus ergänzt werden.

Die Texte aus der Rechnungsvorlage fehlen in der E-Rechnung. Das ist so vorgesehen. Die XML-Datei enthält nur strukturierte Rechnungsdaten, keine freien Texte (Schritt 3.6).

Muss der Kunde etwas tun, um die E-Rechnung zu lesen? Nein. Die PDF lässt sich wie jede andere öffnen. Buchhaltungsprogramme mit E-Rechnungs-Funktion lesen den XML-Anhang automatisch.

Die folgenden Tabellen zeigen, welche Angaben die automatisch erzeugte XML-Datei enthält und woher sie stammen. Die BT-Nummer ist die offizielle Kennung des Feldes in der Norm EN 16931. Sie erscheint auch in Fehlermeldungen von Validatoren.

Versandkosten, Zahlungsgebühren, Rabatte, Gutscheine und genutzte Budgets werden nicht als Position, sondern als Zu- oder Abschlag auf die gesamte Rechnung übertragen (BG-20 Abschläge, BG-21 Zuschläge).