Auftragsdokument und Lieferschein im Backend für Dienstleister
Auf der Seite Auftragsdokument legen Sie pro Dienstleister fest, wie das Dokument
aussieht, das dem Dienstleister zur Bestellung übergeben wird (z. B. als Lieferschein
oder Auftragszettel). Sie bestimmen den Dateinamen, optional eine Hintergrund-PDF
(z. B. Ihr Briefpapier), die Übertragungsweise sowie die Vorlage mit den anzuzeigenden
Bestelldaten.
Das fertige Dokument wird als PDF erzeugt und dem Dienstleister automatisch übermittelt
(per FTP oder E-Mail, je nach Einrichtung).
Seite öffnen
Dienstleister öffnen (Dienstleister-Verwaltung → gewünschten Dienstleister wählen).
Oben auf den Reiter „Auftragsdokument" klicken.
Die Einstellungen gelten nur für diesen einen Dienstleister. Andere Dienstleister
haben ihre eigene Vorlage.
Änderungen werden erst mit „Änderungen speichern" übernommen.
Die Felder im Überblick
Feld | Bedeutung |
|---|---|
Dateiname | Name der erzeugten PDF-Datei. Kann Platzhalter aus der Bestellung enthalten (z. B. die Bestellnummer). |
Dokumentbreite / -höhe in mm | Maße Ihrer Vorlage. Für A4 Hochformat: Breite 210, Höhe 297. |
CSV und Jobticket einmalig pro Bestellung übertragen | Steuert, ob je Bestellposition ein Dokument erzeugt/übertragen wird oder nur einmal pro Bestellung. |
Hintergrund-PDF | Optionale PDF-Ebene (z. B. Briefpapier), die hinter die Bestelldaten gelegt wird. |
Vorlage (Auftragsdokument) | Der eigentliche Inhalt: Layout und Bestelldaten (Adressen, Positionen, Mengen, Datum …). |
Dateiname
Legt fest, wie die erzeugte PDF-Datei heißt. Sie können Platzhalter aus der Bestellung
verwenden – z. B. die Bestellnummer –, sodass jede Datei einen sprechenden Namen erhält.
Wichtig im Zusammenspiel mit „Einmalig pro Bestellung": Damit wirklich nur ein
Dokument pro Bestellung erzeugt wird, muss der Dateiname für die ganze Bestellung
gleich sein (also z. B. nur die Bestellnummer, ohne positionsspezifische Angaben).
Enthält der Name eine positionsabhängige Angabe, entsteht trotzdem pro Position eine Datei.
Dokumentgröße (Breite / Höhe in mm)
Tragen Sie die Maße Ihrer Vorlage in Millimetern ein.
Format | Breite | Höhe |
|---|---|---|
A4 Hochformat | 210 mm | 297 mm |
A4 Querformat | 297 mm | 210 mm |
Übertragung: pro Position oder einmalig pro Bestellung
Auswahlfeld „CSV und Jobticket einmalig pro Bestellung übertragen":
Je Bestellposition (Standard): Für jede Position der Bestellung wird ein Dokument
erzeugt und übertragen.Einmalig pro Bestellung: Es wird nur ein Dokument pro Bestellung übertragen
(siehe Hinweis beim Dateinamen).
Hintergrund-PDF (Briefpapier)
Optional. Wird eine Hintergrund-PDF hinterlegt, legt das System die Bestelldaten aus der
Vorlage über diese PDF – ideal für vorgestaltetes Briefpapier, Logos oder Rahmen.
So laden Sie eine Hintergrund-PDF hoch:
Beim Feld Hintergrund-PDF auf Durchsuchen klicken und eine PDF-Datei wählen.
Änderungen speichern.
Danach wird eine Vorschau der Hintergrund-PDF angezeigt, dazu Upload-Datum und ein
Löschen-Button.
Hinweise:
Es sind ausschließlich PDF-Dateien erlaubt.
Empfohlen wird PDF-Version 1.7 (Hinweis steht direkt am Feld) – so passt der
Hintergrund technisch immer zum erzeugten Dokument.Damit der Hintergrund sichtbar bleibt, sollte die Vorlage keinen deckenden (weißen)
Seitenhintergrund setzen – sonst überdeckt der Inhalt das Briefpapier.Mehrseitige Dokumente: Die erste Seite der Hintergrund-PDF wird auf allen Seiten
als Hintergrund verwendet.
Hintergrund entfernen: auf Löschen klicken und bestätigen.
Vorlage bearbeiten
Im Bereich Vorlage (Auftragsdokument) gestalten Sie den Inhalt. Es gibt zwei Reiter:
Reiter „Vorlage bearbeiten"
Ein Editor (mit Syntax-Hervorhebung), in dem Sie Layout und Text festlegen.
Rechts eine Variablenliste mit allen verfügbaren Bestelldaten. Über das
Suchfeld „Variablen durchsuchen …" finden Sie die passende Variable; per Klick wird
sie an der Cursor-Position in die Vorlage eingefügt.Verfügbar sind u. a.: Kunden- und Lieferadresse, Positionsdaten, Mengen und Einheiten,
Datumsangaben sowie weitere Zusatzfelder der Bestellung.Über „Beispielvorlage verwenden" laden Sie eine fertige Mustervorlage als
Ausgangspunkt, die Sie anschließend anpassen können.
Tipp: Setzen Sie keinen deckenden Seitenhintergrund, wenn Sie eine Hintergrund-PDF nutzen
(siehe oben).
Reiter „Vorschau"
Im Auswahlfeld eine bestehende Bestellung auswählen.
Die Vorschau wird als PDF im Rahmen angezeigt – so sehen Sie das Ergebnis
inklusive Hintergrund-PDF, bevor es an den Dienstleister geht.Über Download können Sie die Vorschau als PDF herunterladen.
Wann und wohin wird das Dokument gesendet?
Das Auftragsdokument wird erzeugt und dem Dienstleister übergeben, sobald die Bestellung
an ihn übertragen wird (per FTP oder als E-Mail-Anhang, je nach Einrichtung des
Dienstleisters).In der Bestellansicht des Dienstleisters kann das Dokument zusätzlich pro Position
unter „Lieferschein (PDF)" heruntergeladen werden – dort erhalten Sie exakt das PDF,
das der Dienstleister bekommen hat.
Speichern
Alle Änderungen auf dieser Seite werden erst mit „Änderungen speichern" wirksam.
Eine kurze Erfolgs- bzw. Fehlermeldung bestätigt das Speichern.
Kurz-Checkliste
Dateiname festlegen (bei „einmalig pro Bestellung" ohne Positions-Bezug).
Dokumentgröße eintragen (A4: 210 × 297 mm).
Übertragung wählen: pro Position oder einmalig pro Bestellung.
Optional Hintergrund-PDF (PDF 1.7) hochladen.
Vorlage gestalten – ggf. mit Beispielvorlage starten und Variablen einfügen.
Über Vorschau prüfen.
Änderungen speichern.