Überblick
Beim gruppenbezogenen lokalen Freigabeworkflow muss eine Gruppe definiert werden, bei der dieser Freigabeprozess greifen soll. Innerhalb einer Benutzergruppe können mehrere verschiedene Freigabeszenarien angelegt – und verschiedenen Benutzern dieser Gruppe zugeordnet werden.
Der lokale Bestellworkflow kann von einem C-Benutzer der Gruppe im Frontend konfiguriert werden. Es lassen sich beliebig viele Zwischenschritte mit verschiedenen Rechten einrichten. Im folgenden Beispiel wurde ein Workflow mit 3 Workflowschritten angelegt. 
Beispiel für Freigabe Workflow mit 3 Freigabeinstanzen
Freigabeinstanz 1 hat das Recht „Ansicht/Kommentar“ und bekommt nach der Bestellauslösung eine E-Mail zur Ansicht der Druckdaten. Es besteht die Möglichkeit den Druckdaten einen Kommentar hinzuzufügen, dieser wird dann in der E-Mail an Freigabeinstanz 2 mit übermittelt.
Freigabeinstanz 2 hat das Recht „Genehmigung“ und bekommt nach der Weitergabe von Instanz 1 eine E-Mail zur Ansicht der Druckdaten und dem zugehörigen Kommentar. Diese Freigabeinstanz hat nun das Recht die Daten zur finalen Druckfreigabe freizugeben oder die Freigabe abzulehnen und optional einen Grund angeben. Bei Ablehnung erhält der Besteller eine E-Mail-Benachrichtigung – ggf. mit Angabe eines Grundes.
Freigabeinstanz 3 hat das Recht „Druckfreigabe“ und bekommt nach der Weitergabe von Instanz 2 eine E-Mail zur Ansicht der Druckdaten und den dazugehörigen Kommentaren. Diese Freigabeinstanz kann nun die Daten zur finalen Druckfreigabe freigeben oder die Freigabe ablehnen und optional einen Grund angeben. Bei Ablehnung erhält der Besteller eine E-Mail-Benachrichtigung – gegebenenfalls mit Angabe eines Grundes. Bei erteilen einer Druckfreigabe werden die Druckdaten zur Produktion freigegeben.
Schritt für Schritt
Um einen Freigabeworkflow wie in dem Beispiel zu erzeugen sind folgende Schritte notwendig:
1. Aktivierung des lokalen Bestellworkflows in der Benutzergruppe
2. Benutzer zum Verwalten des Workflows mit dem Kontotyp C-Verwaltung in Gruppe anlegen 
Dieser Benutzer kann nun den Bestellworkflow im Frontend unter dem Punkt lokaler Bestellworkflow konfigurieren.
3. Konfiguration des lokalen Bestellworkflow als Typ-C Benutzer im Frontend
Neuen Workflow anlegen → Neuen Workflowschritt anlegen
Es besteht die Möglichkeit die freie Eingabe zu erlauben. Dann kann der Besteller die E-Mail-Adresse der Freigabeinstanz selber eingeben. In unserem Beispiel ist die freie Eingabe deaktiviert und für die erste Freigabeinstanz eine feste E-Mail-Adresse hinterlegt. Die weiteren Instanzen werden auf die gleiche Weise – mit anderen Rechten angelegt.
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Zusätzlich gibt es die Möglichkeit für das Recht "Ansicht/Kommentar" und "Genehmigung" optional ein Freigabeset zu hinterlegen. |
Über das „ab“ Feld lassen sich die einzelnen Instanzen in der Reihenfolge verändern.
4. Account-/Autorenzuordnung
In der Accountzuordnung müssen nun die Benutzer zugeordnet werden, deren Bestellungen den Freigabeprozess durchlaufen sollen.
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Freigabesets
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Innerhalb der mehrstufigen Freigabe gibt es die Möglichkeit, für das Recht "Ansicht/Kommentar" und "Genehmigung" optional ein Freigabeset zu hinterlegen. Die Freigabesets werden in der Administration unter "Shop → Freigabeset" angelegt.
Wird in einer Freigabestufe ein Freigabeset hinterlegt, kann die Freigabeinstanz in der jeweiligen Stufe die Person auswählen, an wen die nächste Freigabebenachrichtigung versendet werden soll.
